Manajemen Kontak

Microsoft office outlook 2010 merupakan salah satu program dari microsoft yang digunakan untuk mengelola informasi pribadi dari kontak maupun rekan bisnis Anda. Dengan fitur-fitur yang dimiliki outlook akan semakin mempermudah Anda untuk membuat agenda, mengatur jadwal, mengarsip data pribadi relasi, membuat phonebook dan sebagainya.

Memasukkan Data Kontak

Untuk memasukkan data atau informasi tentang seseorang, ikuti langkah praktis berikut:

  1. Buka Outlook 2010 Anda dengan klik Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Outlook 2010.
  2. Tekan tombol Ctrl+3 lalu klik New Contact pada ribbon toolsbar.
  3. Kemudian tertera form isian data atau informasi kontak. Klik tombol Full Name… untuk mengisi nama kontak atau relasi Anda.
  4. Dialog box Check Full Name muncul. Isi mulai dari gelar (seperti: Drs., Prof., Mr., Mrs., KRMT, GKR, dan sebagainya), kemudian nama depan, tengah, atau akhir kontak Anda lalu klik OK.
  5. Untuk pengarsipan Anda bisa memilih data mana yang akan digunakan untuk memudahkan pencarian pada kolom File As.
  6. Setelah itu pada kolom Internet Anda akan diminta mengisi data kontak berkaitan dengan koneksi secara online. Misalnya e-mail, Web Page Address, dan Instant Messenger Address.
  7. Anda bisa memasukkan lebih dari satu alamat e-mail setiap orang dengan menekan dropdown tombol e-mail.
  8. Selanjutnya masukkan nomor telepon kontak Anda pada kolom Phone Numbers, pilih kategori nomor telepon yang ingin dimasukkan.
  9. Kemudian Anda bisa memasukkan alamat kantor kontak Anda di kolom Addresses.
  10. Bila kontak Anda memiliki lebih dari satu alamat surat, maka Anda dapat memasukkan alamat tersebut dengan menekan dropdown tombol Business…
  11. Setelah itu Anda bisa memasukkan foto kontak Anda. Caranya tekan kotak besar di sebelah kolom Full Name atau tekan tombol Picture pada ribbon toolsbar lalu pilih Add Picture.
  12. Cari foto kontak Anda kemudian tekan OK.
  13. Untuk mengubah picture, tekan tombol picture kemudian pilih Remove atau Change Picture.
  14. Selain itu, Anda dapat menuliskan beberapa catatan tentang kontak Anda pada kolom Notes.
  15. Setelah informasi tentang kontak Anda selesai di-input, tekan Save & Close atau Save & New untuk melanjutkan mengisi kontak baru.

Melihat Tampilan Kontak

Setelah Anda memasukkan data kontak atau relasi yang berjumlah cukup banyak, maka Anda bisa menggunakan fitur view untuk melihat semua kontak Anda secara lebih mudah dan pengaturan dengan cara yang berbeda.

Mengoptimalkan Fitur Tampilan

Agar tampilan lebih bermanfaat, maka Anda perlu mengatur tampilan kontak sesuai kebutuhan. Kelebihan beberapa fitur berikut adalah informasi kontak dapat diedit secara langsung, hal lainnya dapat Anda sesuaikan sesuai keinginan. Untuk mengeksplorasi fitur tampilan gunakan langkah-langkah berikut:

  1. Buka jendela outlook Anda kemudian tekan Ctrl+3.
  2. Pada tab Home, pilih Current View lalu tekan tombol Business Card untuk melihat tampilan kontak menyerupai kartu nama. Fitur ini satu-satunya pilihan tampilan yang melibatkan picture kontak Anda.
  3. Selanjutnya apabila Anda memilih opsi Card, maka tampilan kontak disusun dengan kolom. Kelebihan opsi ini menampilkan Notes pada identitas kontak.
  4. Kemudian opsi Phone, menampilkan kontak dalam  bentuk daftar dengan data Telephone Numbers lebih dominan. Opsi ini menampilkan lebih banyak kontak dan tampilannya dapat disusun sesuai prioritas.
  5. Bila Anda memilih List, maka kontak dibuat seperti daftar dengan Company Profile lebih menonjol, Anda pun dapat menambahkan kontak baru secara langsung.

Menata Ulang Tampilan

Anda dapat menata ulang tampilan untuk pilihan tampilan Phone dan List di atas. Caranya sebagai berikut:

  1. Ketika Anda sudah menemukan jendela outlook tekan Ctrl+3.
  2. Pada Current View pilih model Phone atau List.
  3. Atur tata letak informasi yang tertayang. Misalnya Anda ingin menggeser grup Mobile Phone, cukup tekan Headings Mobile Phone lalu geser ke tempat yang diinginkan.

Menggunakan Tampilan Kelompok

Pada model List Anda bisa melihat tampilan kontak berdasarkan nama perusahaan, lokasi, dan lain sebagainya. Terapkan langkah berikut untuk memahaminya:

  1. Klik tab Home kemudian pilih model tampilan List pada panel navigasi.
  2. Lalu pilih tab View untuk melihat tampilan pada daftar berdasarkan kategori yang Anda pilih. Klik kategori Company.
  3. Pada daftar sebelah kiri tertera nama masing-masing Company. Klik  kotak bertanda + (plus) untuk melihat kontak yang bekerja di perusahaan tersebut.
  4. Selanjutnya Anda bisa melihat tampilan berdasarkan Date, Categories dan Location. Date mengelompokkan kontak berdasar tanggal kontak di-input, Categories mengelompokkan kontak menjadi kategori-kategori yang telah Anda pilih, dan Location mengelompokkan kontak berdasarkan lokasi atau alamat perusahaan.

Memasukkan Categories

Salah satu metode pengelompokan adalah berdasarkan kategori kontak. Anda dapat memasukkan kategori dari jendela kontak maupun dari panel navigasi. Untuk memasukkan kategori dari jendela kontak Anda ikuti cara praktis berikut:

  1. Masuklah pada jendela Outlook, Anda bisa menggunakan model Business Card, Phone maupun List untuk melihat daftar kontak. Dobel klik pada kontak yang dimaksud.
  2. Setelah itu pilih Dropdown menu Categories pada toolsbar kontak.
  3. Pilih salah satu kategori. Maka akan muncul jendela Rename Category. Isikan kategori yang Anda inginkan lalu klik OK.
  4. Maka kontak Anda telah ditandai dalam satu kategori. Kemudian klik Save & Close.
  5. Pada model List Anda langsung melihat hasil kategori yang telah Anda buat.

Memberi Tanda Bendera

Selain memberikan kategori pada kontak, Anda dapat memasukkan tanda bendera untuk menandai kontak yang harus Anda follow up, atau memberi pengingat pada janji yang telah dibuat. Kontak yang diberi tanda akan muncul pada outlook kalender di hari yang dimaksud. Secara sederhana ikuti langkah berikut:

  1. Buka daftar kontak Anda, kemudian klik kanan pada kontak dimaksud atau pilih gambar bendera di kolom paling kanan. Pilih opsi waktu yang Anda gunakan sebagai pengingat dengan kontak yang dimaksud.
  2. Anda bisa menambahkan Reminder pada kontak dengan memilih opsi Add Reminder.
  3. Setelah itu muncul jendela Custom. Atur reminder Anda kemudian klik OK.
  4. Untuk mengatur sound, klik tombol  Sound. Lalu jendela Reminder Sound muncul. Browse pada file Anda lalu klik OK.

Memanfaatkan Informasi Kontak

Setiap informasi yang Anda masukkan pada kontak dapat Anda kelola untuk memudahkan Anda dalam pencarian, membangun hubungan dan jaringan kerja. Oleh sebab itu manfaatkan fitur outlook untuk mengelola kontak secara lebih maksimal.

Berbagi Kontak Dengan Relasi

Anda dapat mengirimkan data diri Anda kepada relasi atau mem-forward kontak kepada teman yang membutuhkan. Caranya cukup mudah:

  1. Dobel klik kontak yang ada di contacts list Anda.
  2. Tekan tombol Forward, kemudian pilih format pengiriman identitas kontak pada dropdown forward.
  3. Tuliskan alamat e-mail teman atau relasi yang membutuhkan data kontak dari Anda, kemudian tekan Send.

Membuat Kelompok Kontak

Untuk memudahkan pencarian, maka kontak Anda dapat dikelompokkan menjadi beberapa group. Caranya cukup mudah:

  1. Open contacts list Anda, kemudian pilih New Contact Group pada toolbars ribbon, atau tekan Ctrl+Shift+L.
  2. Ketikkan nama group yang ingin Anda buat.
  3. Klik tombol Add Members kemudian pilih opsi From Outlook Contacts.
  4. Dobel klik nama kontak yang ingin Anda masukkan pada group tersebut, lalu tekan OK.
  5. Setelah selesai pilih tombol Save & Close atau press Ctrl+S.

Menggali Catatan Kontak

Untuk menemukan kontak yang Anda inginkan Anda bisa memanfaatkan fitur Search pada outlook 2010. Cobalah beberapa langkah berikut:

  1. Manfaatkan Search Inbox pada jendela outlook Anda. Tekan Ctrl+3 kemudian Ctrl+E lalu tuliskan nama, company, atau jabatan kontak yang ingin Anda cari kemudian tekan Enter.
  2. Manfaatkan Search Tools untuk membantu pencarian kontak Anda kata demi kata. Klik dropdown pada search tools, pilih Advanced Find. Masukkan kata pada kolom search for the word(s) kemudian masukkan alamat pencarian pada kolom In kemudian klik Find Now.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: