Bekerja dengan Template

-Ms Excel 2010-

Ketika bekerja dengan sebuah worksheet maka Anda pasti akan membuat format, jenis font, mengatur ukuran kertas dan lain sebagainya agar hasil pekerjaan Anda menjadi baik. Secara tidak langsung Anda telah membuat sebuah template untuk pekerjaan Anda yang rutin. Tetapi seringkali yang Anda lakukan adalah membuka worksheet lama kemudian Anda hapus isinya dan Anda isikan dengan yang baru. Tentu saja cara ini tidak efektif, membuat Anda tidak nyaman dan terkesan monoton. Dengan fasilitas template yang terintegrasi dengan Excel 2010 Anda dapat berkreasi membuat worksheet Anda semakin apik dan efektif. Dalam bab ini Anda akan mengeksplorasi template Excel, memanfatkannya, hingga kiat-kiat membuat template. Selain itu Anda pun dapat berbagi template dengan orang lain.

Memahami Template

Template merupakan cetak biru, draft atau konsep dasar sebuah speadsheet yang berisi formula,  teks, font, nomor, kolom, ukuran kertas dan sebagainya yang telah diformat sedemikian rupa (formatted worksheet). Template mempuyai perbedaan tipis dengan worksheet Excel pada umumnya. Ekstensi template adalah .xltx, atau .xltm (dengan makro), sedangkan worksheet berupa .xlsx atau .xlsm (dengan makro). Selain itu, agar mudah diakses, template disimpan dalam folder khusus. Hal ini juga mencegah terjadinya penumpukan file karena template akan selalu membuka worksheet baru ketika di klik. Worksheet yang dibuat oleh para ahli kadang menggunakan fitur-fitur yang canggih sehingga dapat menghindari kesalahan-kesalahan kecil yang Anda buat serta biasanya memuat petunjuk-petunjuk bagi penggunanya. Ada 3 jenis template yang digunakan dalam Excel:

  1. Installed template: merupakan template yang terintegrasi dengan office. Ketika Anda mengistall office pada sebuah komputer, maka template ini menjadi bagian dari program Excel pada office tersebut. Anda dapat menemukannya di C:\Program Files\Microsof Office\Template\1033 atau di folder yang Anda persiapkan ketika menginstall office.
  2. Local template: adalah template yang Anda buat sendiri. Excel menyediakan tempat di “My Template” untuk menyimpan template Anda.
  3. Workgroup template: merupakan template standar yang disimpan pada folder jaringan yang bisa diakses oleh lebih dari satu orang.

Membuat Workbook Dengan Template

Ketika membuka tab File kemudian memilih New pada Excel Anda, maka Anda akan menemukan Installed dan local template yang tersimpan pada kategori available template. Beberapa kategori template yang tersedia adalah:

  1. Recent templates: berisi jejak penggunaan template, yang memungkinkan Anda langsung menggunakan template favorit Anda.
  2. Sample templates: berisi sedikit contoh template dan merupakan bagian dari Excel.
  3. My templates: berisi template yang Anda buat dan simpan, juga template yang Anda download dari office online.
  4. New from existing: memberikan kemudahan Anda untuk menyalin template dari aslinya, kemudian memberi nama baru, dan data Anda juga tidak tertumpuk.

Memanfaatkan Installed Template

Setelah memahami pengertian template di atas diharapkan Anda mampu mendapatkan manfaat dari template yang sudah disediakan atau template yang Anda buat sendiri. Ada beberapa cara untuk mendapatkan template.Cara cepat yang dapat Anda tempuh adalah sebagai berikut:

  1. Buka Excel Anda, pilih File kemudian New. Pada Available Templates klik Sample templates.
  2. Bila template telah sesuai pilih pada template dimaksud kemudian klik Create.

Men-download Template Dari Backstage View

Bila Anda tidak menemukan template yang sesuai dengan kebutuhan Anda maka Anda bisa men-download melalui icon yang tersedia di Office.com Templates, caranya:

  1. Pilih tab File pada Excel Anda, klik New kemudian pilih icon folder atau file yang nampak.
  2. Setelah itu klik pada salah satu template kemudian Download. Maka template hasil download Anda terbuka dan tersimpan otomatis di My Template.
  3. Atau ketikkan saja nama kategori template yang Anda cari  pada kolom Office.com Templates lalu tekan tanda panah ke kanan (Go).

Men-download Template Dari Website Office

Selain cara tersebut di atas, Anda juga dapat menggunakan cara  lama dengan mengunjungi situs http://office.microsoft.com/en-us/templates. Secara singkat dapat diuraikan sebagai berikut:

  1. Buka alamat website office tersebut,  kemudian pilih tab templates pilih salah satu kategori pada Templates Categories.
  2. Setelah itu klik icon file yang Anda inginkan, kemudian pilih Download.
  3. Bila muncul dialog box pilih Save file lalu OK.
  4. Kemudian tentukan tempat menyimpannya, beri nama kemudian Save.

Membuat Template

Membuat template mungkin suatu kebutuhan bagi Anda, karena sesungguhnya Andalah yang  paling memahami kebutuhan pekerjaan Anda dengan template. Berbeda halnya apabila Anda mengadopsi installed templates atau workgroup templates, dengan membuat template sendiri tentu saja menghemat waktu Anda untuk tidak mengubah format dasar template yang Anda download.

Menciptakan Template

Untuk membuat personal template, ikuti langkah-langkah praktis berikut:

  1. Bukalah worksheet baru, kemudian buatlah tabel, format, font, warna, ukuran kertas dan sebagainya. Asumsikan rumus atau formula yang Anda masukkan tidak akan berubah. Apabila Ada data yang berubah-ubah dan mempengaruhi formula masukan data tersebut ke dalam cell secara terpisah.
  2. Jangan ragu untuk mengisinya atau membuat daftar (list) agar Anda mudah menguraikannya.
  3. Selanjutnya matikan Grindless worksheet. Caranya pilih tab View, pada  Show toolbar, hilangkan tanda centang pada Grindless.
  4. Memberikan sentuhan akhir, warna huruf, jenis font, bahkan ukuran kertas agar ketika dicetak hasilnya sesuai keinginan.
  5. Hapus worksheet ekstra, membuat template cukup satu worksheet saja.
  6. Pertimbangkan membuat makro dan membuat tombol yang saling berkaitan. Untuk memulainya Pilih tab View kemudian klik Macro (Visual Basic for Applications).

Menghias Template dengan Macro

Membuat template dengan menggunakan makro memang lebih sulit, karena kadang melibatkan beberapa script pemrograman. Tetapi apabila Anda menguasai makro maka template Anda akan menjadi lebih luwes dan profesional. Salah satunya fungsi makro bisa Anda gunakan untuk menghias template Anda. Beberapa langkah berikut akan membuat Anda tertarik untuk lebih banyak belajar tentang macro dan fungsi lainnya:

  1. Buka template Anda, setelah itu coba Anda klik pada bagian judul template. Setelah itu klik tab View, pada tollsbar Macro pilih Record Makro
  2. Kemudian akan muncul dialog box Record Makro. Pada Macro Name ketik “Formatting”, kemudian pada shortcut key masukkan huruf “h”, kemudian tekan OK.
  3. Klik kanan pada kolom judul yang Anda pilih tadi, lalu klik Format Cells.
  4. Pada tab Font, sesuaikan pengaturannya dengan keinginan Anda, setelah itu pilih OK.
  5. Kemudian pada tollsbar Macro pilih Stop Recording. Kemudian klik judul template tersebut.
  6. Tekan tombol Alt+F11 pada keyboard.
  7. Pada jendela Microsoft Visual Basic for Applicatios pilih Module1. Kemudian klik ganda pada Module1 tersebut.
  8. Setelah itu klik ikon Microsoft Excel .
  9. Pada jendela Excel, klik cell dibawah judul untuk menambahkan tulisan. Coba tulis “Periode 2010-2011” dalam cell tersebut. Lalu tekan Enter.
  10. Setelah itu masih dalam cell yang sama tekan Ctrl+H, maka teks yang baru akan sama setting fontnya dengan yang diatasnya.

Menyimpan Template

Apabila Anda telah menciptakan template yang baik dan sempurma yang Anda pelajari pada subbab sebelumnya, maka langkah Anda selanjutnya adalah menyimpannya. Berikut cara menyimpan template Anda:

  1. Pilih tab File pada worksheet Anda, kemudian klik  Save As.
  2. Ketik nama template kemudian pada Save As Type dropdown pilih Excel Template atau “template (*.xltx)”
  3. Excel otomatis menyimpan di folder template yang dulu Anda buat, seperti: C:\Users\YuyunAfnan\AppData\Microsoft\Templates.

Berbagi Template Dengan Orang Lain

Ketika Anda mempunyai sebuah template yang dapat memperlancar kerja orang lain atau bawahan Anda, maka amat disayangkan bila template tersebut hanya dapat Anda gunakan sendiri. Berbagi template dengan orang lain dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. Cara yang paling sederhana adalah dengan memberikan salinan template kepada setiap orang yang ingin menggunakannya melalui media flash disk, CD atau media penyimpanan lainnya, tetapi ini tidak efektif dan betapa merepotkan. Kemudian cara yang lain adalah membuat sebuah workgroup folder template dimana setiap orang dapat mengakses folder tersebut. Membuat workgroup folder template pada subbab ini menggunakan fasilitas Microsoft word, walaupun begitu settings yang Anda lakukan akan berpengaruh pada Excel. Hal ini tidak berlaku sebaliknya. Apabila Anda memodifikasi word option pada Documents folder  maka Excel dan Word akan memulai dari folder yang Anda pilih untuk menyimpan atau meng-upload file setelah aplikasi dijalankan. Kemudian jika Anda memilih modifikasi User templates, Anda bisa menetapkan dimana Excel dan Office menyimpan template ciptaan Anda. Dan bila Anda menggunakan workgroup folder template maka Anda dapat menginformasikan Word dan Excel dimana mencari shared templates. Itulah alasan mengapa memilih workgroup folder template pada kesempatan ini. Agar lebih jelas ikuti langkah berikut ini:

  1. Membuat folder yang akan digunakan untuk workgroup folder template.
  2. Kemudian buka Microsoft Word, pada tab File pilih Option.
  3. Setelah itu pada kolom sebelah kiri pilih Advanced. Turunkan halaman sampai ujung bawah kemudian pilih File Locations.
  4. Pilih Workgroup Templates kemudian Modify. Masukkan nama workgroup folder template yang Anda buat pada langkah pertama, lalu klik OK. Lalu klik OK lagi untuk menutup word options dialog  box.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: