Mempersiapkan Presentasi

Mempersiapkan Presentasi Bagi Pemula di Ms PowerPoint 2010

Microsoft PowerPoint 2010 adalah sebuah aplikasi program Microsoft Office 2010 yang akan membantu Anda menyampaikan informasi dalam bentuk presentasi secara efektif dan profesional. Lebih efektif karena PowerPoint terdiri dari slide-slide yang disusun secara sistematis sehingga komunikasi Anda akan terarah dan mudah dipahami audience. Penampilan dalam bentuk slide yang dilengkapi dengan image, audio, video, clipart dan sebagainya membuat Anda terlihat seperti seorang profesional yang mengungkapkan gagasan secara matang dan terencana. Dalam bab ini Anda akan mempelajari cara membuat presentasi, menyimpan, mengelola file dan kegiatan lainnya, tentu saja dengan fitur-fitur baru yang terdapat pada PowerPoint 2010 yang lebih komunikatif dan mudah.

Membuat Presentasi Baru

Ketika Anda mempunyai gagasan yang sudah Anda susun konsepnya, maka selanjutnya menuangkan konsep tersebut ke dalam sebuah PowerPoint untuk mengkomunikasikannya kepada audience. Beberapa orang menyukai membuat gaya template sendiri, tetapi tidak sedikit pula yang memanfaatkan template yang sudah terinstall atau di download dari internet. Ada tiga jenis template yang ada pada PowerPoint:

  • Personal Templates: merupakan template yang dibuat dengan style Anda untuk memenuhi kebutuhan pekerjaan Anda.
  • Sample templates dan themes: Adalah template dan tema yang terintegrasi dengan PowerPoint saat Anda menginstallnya.
  • On line templates: template yang Anda download dari Office.com atau source yang lain.

Presentasi dari Blank Presentation

Setelah memahami pembagian jenis template tersebut di atas diharapkan Anda mampu memanfaatkannya secara maksimal. Langkah membuat sebuah presentasi dari awal adalah:

  1. Buka akses Microsof PowerPoint 2010 pada komputer dengan klik Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft PowerPoint 2010.
  2. Pilih tab File, lalu klik New > Blank Presentation. Setelah itu tekan Create.

Memanfaatkan Templates dan Themes

Selain membuat presentasi dengan format sendiri, Anda dapat memanfaatkan template dari sumber lain. Sumber yang telah terinstall dengan PowerPoint adalah sample templates dan themes. Untuk menggunakannya ikuti langkah berikut:

  1. Pilih tab File kemudian klik New. Pada kolom Available Templates dan Themes pilih Sample Templates.
  2. Setelah itu pilih salah satu yang Anda inginkan kemudian klik Create.
  3. Demikian pula apabila Anda ingin memanfaatkan themes (tema). Tinggal tekan  tab File lalu  klik New pada kolom Available Templates and Themes pilih Themes.
  4. Kemudian setelah menemukan tema yang sesuai dengan kebutuhan Anda klik Create.

Menggunakan Office.com Templates

Apabila Anda tidak menemukan gaya presentasi yang sesuai dengan kebutuhan Anda, maka Anda dapat mengunduh di Office.com Templates. Caranya:

  1. Buka tab File,  klik New. Kemudian pada Office.com Templates pilih kategori yang Anda inginkan.
  2. Atau Anda bisa menuliskan langsung kategori yang Anda inginkan.
  3. Setelah itu klik Download, maka jendela PowerPoint Anda akan langsung aktif dengan template tersebut. Sedangkan hasil download tersimpan dalam folder My Templates.

Menggunakan File Yang Sudah Ada

PowerPoint menyediakan folder khusus untuk template yang dibuat atau didownload secara online. Folder tersebut biasanya beralamat seperti di C:\Documents and Settings\Username\Templates. Semua file dalam folder tersebut dapat diakses pada kolom Available Templates pada My Templates. Selain itu bila Anda telah mempunyai beberapa contoh template yang telah disimpan pada komputer. File tersebut bisa Anda panggil kembali dengan langkah berikut:

  1. Pastikan jendela PowerPoint Anda aktif, tekan tab File, Klik New, kemudian pada kolom Available Template pilih New From Existing.
  2. Pada dialog box New From Existing Prsesentation carilah file presentasi Anda. Kemudian klik Create New.

Mengambil Konten dari Aplikasi lain

Anda bisa mengambil beberapa bagian isi presentasi Anda dari file di Aplikasi yang lain seperti Microsoft Word. Biasanya setelah konten tersebut diimport menjadi tidak atraktif di PowerPoint, tetapi Anda dapat mengedit, mendesain ulang dan mengatur layoutnya. Agar lebih jelas perhatikan langkah berikut:

  1. Buka tab File pada Powerpoint Anda, kemudian pilih Open.
  2. Maka akan muncul dialog box Open. Pilih File Type Button (atau File of Type pada Window Xp) kemudian pilih tipe file. Untuk dapat melihat file dengan berbagai macam format, pilih All Files.
  3. Pilih file yang diinginkan kemudian tekan Open. Kemudian simpan pekerjaan Anda dalam arsip PowerPoint dengan memilih Save As.

Menyimpan Presentasi

Setelah Anda mengerjakan presentasi maka pastikan presentasi Anda tersimpan dengan tepat. Langkah penyimpanan adalah sebagai berikut:

  1. Pilih tab File kemudian Save.
  2. File Save As dialog box akan muncul. Masukkan nama file ke dalam File Name box, kemudian pada Save As Type box pilih PowerPoint 97-2003 Presentation apabila file Anda ingin diakses pada PowerPoint versi sebelum 2007, lalu tekan Save. Selanjutnya Anda dapat menekan Ctrl+S atau tombol Save pada Quick Access Toolbars untuk menyimpan secara praktis.

Migrasi File Presentasi ke Komputer Lain

Bila Anda ingin mentransfer presentasi Anda ke komputer lain dan membukanya dari komputer tersebut, tetapi Anda khawatir di komputer tersebut tidak tersedia font yang Anda buat, maka cara agar file Anda bermigrasi dengan font yang Anda buat adalah:

  1. Buka presentasi Anda. Klik tab File, kemudian pilih Save As.
  2. Kemudian muncul dialog box Save As. Pada tombol dropdown Tools, pilih Save Option.
  3. Kemudian pada Save Option klik link Save. Lalu  beri tanda centang  pada kotak Embed Fonts In The File. Setelah itu klik OK.

Menyimpan Teks Slide

Adakalanya Anda membutuhkan sebagian atau keseluruhan teks yang ada pada tiap slide PowerPoint untuk Anda buka diaplikasi lain, misalnya dalam Microsoft Word, Wordpad atau aplikasi lain yang mendukung RTF (Rich Text Format). Caranya cukup mudah:

  1. Pilih Outline pada kolom sebelah kiri PowerPoint Anda. Blok teks yang ingin Anda simpan dalam aplikasi lain.
  2. Bila semua teks Anda butuhkan tinggal tekan Ctrl+A atau pilih tab Home pada toolsbar Editing klik dropdown Select dan pilih Select All.
  3. Buka tab File lalu lakukan Save As. Beri nama file pada File Name lalu untuk Save As Type pilih Outline/RTF. Kemudian Save, maka Anda sekarang mempunyai file teks dari slide PowerPoint.

Menutup dan Membuka Kembali Presentasi

Tutuplah file PowerPoint manakala pekerjaan Anda telah selesai. Langkah menutup presentasi sebagai berikut:

  1. Pilih tab File kemudian klik Close.
  2. Setelah itu dialog box Microsoft PowerPoint muncul. Bila Anda ingin menyimpan perubahan terakhir yang Anda buat klik Save, apabila tidak pilih Don’t Save.
  3. Bila sebelumnya Anda belum menyimpan file, maka dialog box Save As akan muncul. Ketik File Name kemudian pilih tipe pada Save As Type lalu klik Save.
  4. Untuk membuka kembali file yang belum lama digunakan, pilih tab File kemudian Recent lalu pilih file tersebut.

Menggunakan MultiPresentasi

Bila Anda menggunakan beberapa file PowerPoint dalam waktu yang bersamaan, maka Anda dapat menggunakan langkah berikut:

  1. Buka semua file PowerPoint yang ingin Anda kerjakan.
  2. Pilih salah satu file, kemudian klik tab View kemudian pada toolsbar Window pilih Switch Windows dan pilih presentasi yang ingin Anda buka.

Membuat Folder Baru

Setelah mempunyai beberapa file PowerPoint, penting bagi Anda untuk mengelola file-file tersebut agar menjadi rapi. Membuat folder baru sangat dimungkinkan tanpa harus menutup jendela PowerPoint yang sedang aktif. Caranya:

  1.  Klik tab File kemudian pilih Save As.
  2. Dialog box Save As akan muncul. Tentukan alamat dari folder yang akan Anda gunakan, misal: C:\, D:\, dan lain sebagainya. Pilih icon  New Folder pada sudut kanan atas kotak atau tekan Alt+4 untuk membuat folder baru.
  3. Beri nama folder kemudian klik OK.
  4. Untuk memasukkan file yang lain, pilih file tersebut lalu klik kanan lakukan Cut.
  5. Kemudian pada folder yang dituju, klik kanan pilih Paste. Lalu Save pekerjaan Anda.

Membuat Kode Akses Untuk File

Setiap file dalam PowerPoint dapat Anda lindungi dengan membuat kode akses atau password. Hal ini selain melindungi data Anda agar tidak dilihat oleh orang yang tidak berkepentingan (Open Password) juga  melindungi agar data tidak diubah atau diedit (Modify Password) dan Anda pun bisa menggunakan keduanya. Langkah-langkah untuk mengelola password sebagai berikut:

  1. Buka file PowerPoint yang ingin Anda protect, kemudian pilih tab File lakukan Save As.
  2. Muncul kotak dialog Save As, pilih Tools kemudian General Options.
  3. Bila Anda menghendaki menggunakan Open Password, masukkan password Anda ke kolom Password to Open.
  4. Jika Anda ingin menggunakan Modify Passsword maka Anda bisa menggunakan kolom Password to Modify.
  5. Setiap Anda memasukkan password pada langkah 3 atau 4, maka  box konfirmasi akan muncul, ketikkan kembali password yang sama, baik Open atau pun Modify Password.
  6. Apabila Anda ingin data pribadi Anda dihilangkan maka Anda bisa mencentang kotak pada Remove Automatically Created Personal Information from This File on Save.
  7. Kemudian bila Ada ingin mengatur tingkat keamanan macro untuk semua file PowerPoint, maka Anda dapat memilih Macro Security kemudian membuat pengaturannya pada kotak Trust Center lalu klik OK.
  8. Untuk membuka file masukkan password untuk hanya sekedar membuka (Read Only) atau mengedit data.

Mengatur Properti File

Properti file berisi tentang identitas suatu file. Ini diperlukan manakala Anda ingin mengetahui, menyimpan, mencari, mentransfer, atau bahkan menghilangkan suatu file. Dengan memberikan identitas yang legkap akan memudahkan Anda mencari file tersebut pada fitur Search. Anda dapat mencarinya berdasarkan penulis, perusahaan, atau bahkan nilai-nilainya. Oleh sebab itu langkah berikut patut Anda cermati:

  1. Pilih tab File arahkan pointer mouse pada link Info.
  2. Klik dropdown menu properties di kolom sebelah kanan pada link Info.
  3. Masukkan informasi yang ingin Anda sampaikan tentang presentasi tersebut pada pita properties.
  4. Pilih dropdown pada Document Properties di Properties Ribbon (Pita Properties) dan pilih Advanced Properties.
  5. Properties dialog box akan muncul, pilih tab Summary, dan konfirmasikan atau ubah beberapa informasi.
  6. Untuk menjelajahi isi presentasi, Anda dapat menggunakan tab Statistics dan Contents, namun Anda tidak dapat mengubah informasi di tab tersebut.
  7. Selanjutnya tab Custom dapat Anda gunakan juga untuk menuangkan bidang informasi tambahan dan mengisi nilainya. Misal Anda tulis pada Name adalah Reference, Type berupa Text, sedangkan Value adalah Powerpoint Bible kemudian klik Add. Setelah semuanya selesai lalu tekan OK.

Download file di atas dengan menekan link ini.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: